В современном мире одним из самых ценных ресурсов является время. Время это новозобновимый и ограниченный ресурс. Время невозможно вернуть и накопить, никто не в силе потратить более чем 24 часа за одни сутки. Каждый день мы сталкиваемся с одной и той же задачей — успеть всё и вовремя. Эффективная система управления временем становится залогом не только продуктивности, но и внутреннего спокойствия.
В этой статье раскрою вопросы:
⌛Как научиться управлять временем?
⏳Как укладываться в сроки и выполнять дела и задачи вовремя?
⌛Как расставлять приоритеты во времени?
Управление временем — это управление человеком собственной деятельностью, организацией выполнения задач и распределением всех ресурсов.
Для того что научиться управлять временем, можно создать персональную систему контроля и учета расходов времени с применением техники хронометража.
Хронометраж – это учет расходов личного времени путем простой письменной фиксации.
Хронометраж включает в себя три шага:
Первый шаг ➡️ Фиксация на протяжении дня всех дел, длительность которых составляет от 10–15 минут.
Фиксация может учитывать, как расходы только рабочего времени, так и фиксировать дела в нерабочее время. Последнее позволяет увидеть более точную картину временных расходов за день.
Второй шаг ➡️ Выбор ключевых показателей (от 1-го до 3-х), которые планируется отследить.
Таким показателем может стать любая цель, например:
Цель №1: «Хочу вовремя уходить с работы», показатель — длительность задержки после рабочего дня.
Цель №2: «Хочу больше уделять времени семье», показатель — количество времени в день, уделенное семье % такого времени от общего времени.
Цель №3: «Хочу меньше напрягаться на работе, выполнять больше работы меньшими усилиями», показатель — количество времени в день, проведенного в ресурсном, высокоэнергичном рабочем состоянии.
Для увеличения расходов времени и в случае сокращения расходов времени, рекомендуется выбирать не больше одного важного дела или задачи, которые работают на ключевые цели.
Третий шаг➡️Отслеживание показателей в динамике.
Составить график или таблицу, где можно будет отслеживать изменения «было – стало».
Результативность данного метода возможна лишь когда он применяется на протяжении некоторого отрезка времени, а именно от 2–3 недель.
По завершении фиксации данных с помощью хронометража проводят их анализ, ведущими задачами которого считают:
?определение, того, на что тратится время;
?сокращение непродуктивного расходования времени;
? выработка «чувства эффективности» и «чувства времени»;
?формирование более осознанного отношения к временному ресурсу и его уникальности.
Что такое поглотители времени?
Следствием систематического использования метода хронометража закономерно становится выявление нерационального использования времени в процессе той или иной деятельности.
Хронофаги или поглотители времени – это неэффективно организованные процессы деятельности, ведущие к потерям времени.
Действия, которые ведут к трате или потере времени:
?разбор электронной почты;
?социальные сети;
? поиск среди беспорядка на рабочем столе;
?бессодержательные разговоры с людьми.
Таким образом, поглотители времени представляют собой неэффективно организованные процессы деятельности, ведущие к потерям времени.
Каждый процесс, в зависимости от того, как он организован, может быть поглотителем времени, а может им не быть в другом случае. В случае пустой траты времени также может присутствовать ощущение напряженной работы и сильной занятости.
К поглотителям времени (хронофагам) относят:
?Внешние обстоятельства — независящие от человека события, на которые нельзя повлиять: пробки, очереди, форс-мажоры и т.п.
?Внутренние обстоятельства — проблемы, связанные с психическим состоянием человека:
- физическое здоровье;
- тип темперамента (сангвиник, холерик, флегматик, меланхолик);
- внутренние биологические ритмы, хронотипы («жаворонки», «совы», «голуби»).
?Организационные — неумение планировать и организовывать работу.
?Непродуктивная деятельность — занятия, которые не приносят пользы и отнимают время:
- просмотр ТВ-передач, фильмов и сериалов;
- бесцельное блуждание по социальным сетям;
- компьютерные игры;
- видеоролики на YouTube и TikTok.
?Люди – хронофаги — потеря времени из-за других людей:
- выполнение чужих задач и обязанностей;
- чужая неорганизованности;
- разговоры «ни о чем»;
- непродуктивные встречи, совещания, лекции, семинары;
- чрезмерно общительные коллеги и знакомые;
- спам-звонки с навязыванием услуг.
Существует ряд подходов к выявлению и определению поглотителей времени.
Рассмотрим их подробнее:
Хронофаги – поглотители времени способны носить характер интересной и увлекательной деятельности, за которой время пролетает незаметно.
Здесь важно осознанно определить, может ли данное увлекательное занятие являться поглотителем времени. В этом помогает субъективный ценностный подход, суть которого состоит в том, что всякий раз, начиная ту или иную деятельность, человеку стоит задать себе вопросы:
❓Зачем я это делаю?
❓Какой результат я хочу получить?
❓Какие цели смогу достигнуть, делая это?
❓Почему мне необходимо это сделать именно сейчас?
На практике, как правило, такая оценка производится слишком поздно и время уже оказывается потраченным впустую.
К объективному подходу относят:
«Авральный». Постоянные авралы, выполнение задач «в последнюю ночь», это является косвенным доказательством присутствия большого количества поглотителей времени в деятельности.
Анализ данных хронометража. Самым точным способом определения хронофагов, основанным на объективном анализе данных, является, как уже отмечалось выше, хронометраж и его анализ.
Чтобы минимизировать непродуктивное расходование времени, психологами рекомендуется следующее:
?Обучение планированию
Необходимо составлять список дел, с делением их на важные и второстепенные. Приступая к его реализации, начинать нужно с первых, не отвлекаясь от них до окончания выполнения. Далее, после перерыва, приступают к задачам меньшей приоритетности.
?Самоорганизация
Специалисты считают, что важное значение имеет порядок на рабочем месте. Это же относится и к компьютеру. Придерживаясь данного правила, станет в разы легче находить нужную информацию. К навыкам самоорганизации, помогающим бороться с поглотителя времени, можно отнести также:
?привычку ведения ежедневника;
?подготовку необходимой одежды и рабочих принадлежностей заранее, а не непосредственно перед выходом из дома на работу;
?привычку вставать сразу после первого звонка будильника.
?Постановка четких целей
Четкая формулировка своих желаний, конкретных задач и шагов, которые приведут к желаемому результату.
?Самодисциплина
Психологи рекомендуют настраивать себя на работу и выполнять ее даже при отсутствии желания. Это связано с тем, что постоянное откладывание важных дел на потом, приведет к сильному затягиванию времени их выполнения, что в последствии заставит делать их в спешке и обязательно сильно скажется на качестве.
?Планирование оптимального количества дел
Специалисты не советуют вносить в планы большое количество задач, поскольку оно может стать не выполнимым. Необходимо трезво оценивать собственные способности и возможности.
Игнорирование данной рекомендации на практике нередко приводит к не продуктивным метаниям от одного дела к другому, в результате которого ни одно из них не будет доведено до конца.
Кроме того, выделяют ряд основных способов минимизации непродуктивного расхода времени:
?Нормирование расходов времени на «текучку»;
?Использование «дыр времени»;
?Грамотное распределение рабочей нагрузки;
?Использование принципа «вторичной выгоды»;
?Применение коэффициента «полезности действия».
Таким образом, неэффективно организованное время, возможно оптимизировать, выбрав подходящий для этого способ. Для этого необходимо выработать собственную систему приемов, правил и принципов, которые позволят находить дополнительные резервы времени и рационально их использовать. Это способствует уменьшению количества неправильно используемого времени и более осознанному отношению к жизни.
